– Nu kommer det bli betydligt svårare att argumentera för en resa till ett möte eller evenemang, säger Peter Arnfalk, lektor vid Lunds universitet.

I nästan ett decennium har han varit expertrådgivare inom ett statligt projekt som ska få myndigheter att ersätta fysiska möten med digitala. Metoden har bland annat handlat om nya mötesriktlinjer och att skapa engagemang för digitalisering. Något det inte alltid finns intresse och tid för, berättar Lundaforskaren.

– Det har varit ett långsamt förändringsarbete, säger han.

Kostsamma resor inom staten

Det finns ingen säker siffra på hur mycket statens tjänsteresor kostar. I flera myndighets- och forskningsrapporter pratas det om många miljarder om året, men uträkningarna och metoderna är osäkra och skiljer sig åt. Resekostnaderna tycktes ändå vara nog av ett slöseri för att regeringen 2011 skulle ge myndigheter uppdraget att ersätta fysiska möten med digitala. Skattepengar skulle sparas och koldioxidutsläppen minskas.

På sju år lyckades de myndigheter som deltog i projektet minska sina koldioxidutsläpp med ungefär en fjärdedel i snitt per anställd. Ett lyckat resultat med tanke på en viss tveksamhet.

– När vi innan corona frågade anställda hur stor del av mötena man reste till som kunde ställas om och bli digitala fick vi oftast svaret att det var en väldigt liten del, att det helt enkelt inte gick, säger Peter Arnfalk.

Men coronavåren skulle motbevisa skepticismen. I april genomförde Arnfalk, tillsammans med transportforskaren Lena Winslott Hiselius, en enkätundersökning med kontorsarbetande myndighetspersoner.

– Det är typiska "skrivbordsnissar" som jobbar i tätorter så det blir inte ett resultat som speglar hela svenska folket, säger Winslott Hiselius.

En stor majoritet, nästan 80 procent, åkte ofta eller iblandpå tjänsteresa innan pandemin. Däremot uppgav nästan ingen att de reser i tjänsten under covidvåren, enligt resultat från den opublicerade studien.

– Nu plötsligt ser vi en extremt dramatisk förändring där tjänsteresandet nästan går ner till noll, säger Peter Arnfalk.

Pandemin – en piska?

I stället har tjänsteresorna i hög grad ersatts med digitala möten. Endast tre procent berättade att alla eller nästan alla möten i stället har ställts in, enligt undersökningen.

– Det som har setts som svårt och omöjligt har faktiskt visat sig vara möjligt. Det är som ett "prova på"-erbjudande, en "crash course" i digitalisering, säger Peter Arnfalk.

TT: Behöver vi den här typen av piska för att ställa om för klimatet?

– Jag ser det egentligen inte så. Pandemin har mycket riktigt piskat in folk i den här situationen där man tvingas jobba hemifrån. Där har vi piskan, säger Arnfalk.

– Men det intressanta är den långsiktiga effekten och då är det upp till oss att välja vilken framtid vi vill ha. Omställningen under pandemin har visat oss möjligheterna och lärdomarna. Sedan är det upp till oss att ta vara på dem, fortsätter han.

TT: Fungerar tvingande åtgärder bäst?

– Bäst och bäst... De har varit fruktansvärt effektiva åtminstone. Om man skulle vrida åt tumskruvarna och ha mer tvingande miljöåtgärder så verkar det åtminstone inte innebära någon superkatastrof. Hjulen snurrar i alla fall, säger Lena Winslott Hiselius.

Fler möten under pandemin

Josefine Paulie har fått ersätta sina sedvanliga tjänsteresor med digitala videomöten. Hon arbetar som internationell jurist på Datainspektionens EU-sekretariat och åker ofta ner till Bryssel. Normalt handlar det om ungefär två möten i månaden i den belgiska huvudstaden, men under pandemin har allt fått skötas via länk.

– I Bryssel hade vi normalt sett heldagsmöten och det hade vi till en början via länk, men sedan bestämde vi att de max fick vara tre timmar långa. Det blir för tungt att sitta hela dagar i videomöten, säger hon.

EU-resorna kommer i högre utsträckning än tidigare ersättas med digitala möten i framtiden, tror Josefine Paulie. Hon anser att det är bra ur ekonomisk och klimatmässig synpunkt. Men samtidigt tror hon att en del tjänsteresor behöver göras.

– Det är skönt att inte behöva resa så mycket. Det tar ju en hel del tid och energi. Men samtidigt är det mycket som går förlorat. Informella samtal vid fikapauser och luncher försvinner helt, säger hon.

Under pandemin har mötesfrekvensen skalats upp rejält för juristen. Totalt har det handlat om runt två EU-möten i veckan, som bland annat handlat om GDPR och smittspårningsappar.

TT: Ni har väldigt många möten låter det som. Älskar ni möten?

– Om vi älskar möten? Nej, nu har det blivit för tok många men det har också varit nödvändigt.

Här för att stanna?

Om effekten kvarstår i stort efter pandemin återstår att se. I undersökningen tror få att möteskulturen "återgår till det normala" och tidigare erfarenheter visar att snarlika beteendeförändringar kan sitta kvar.

– Det finns exempel på organisationer som har infört resestopp och i stället kört digitalt på grund av ekonomiska orsaker. Där ser man att det har varit en kvarstående effekt eftersom man har lärt sig att hantera de digitala verktygen, säger Peter Arnfalk.

Samtidigt tror en majoritet endast på mindre förändringar i möteskulturen efter pandemins slut, enligt enkätresultaten.

– Man saknar det sociala, att riktigt förstå varandra. Det är något som man säger sig missa i det digitala, men jag tror också att det kan handla om en slentrianuppfattning, säger Lena Winslott Hiselius.

Trevligt med resor

En viktig aspekt som forskarna inte har undersökt är hur kvaliteten skiljer sig mellan de fysiska och digitala mötena.

– De flesta tycker faktiskt att det är trevligt att komma ut från kontoret och många tycker om att resa. Det är dock väldigt få som rättfärdigar sin resa med det argumentet när man frågar, säger Peter Arnfalk.

Han har ytterligare en teori som pekar på att myndigheterna skulle återgå till tjänsteresorna efter krisen. Digitala möten kan förknippas med coronatiden.

– Det är en pandemi där folk dör. Om man då associerar digitala arbetssätt med de här negativa sakerna kan det leda till att man undviker dem, säger han.