– Vi trodde ändå där, i början på mars, att vi skulle klara oss hyfsat bra, säger Carin Sjöberg, vd för konferensföretaget Stockholm city conference centre, ett dotterbolag inom Stureplansgruppen.

– Men så var inte fallet.

När hon beskriver våren och coronapandemins påverkan använder hon ord som "dramatiskt", "overkligt" och "osäkert". När smittspridningen tog fart på allvar gick det i en rasande fart.

– Det blev en kurva som gick rakt nedåt och vi blev tvungna att vidta stora åtgärder, säger hon.

När hösten nu står inför dörren har bolaget sagt upp nästan alla sina fastanställda medarbetare. Kvar finns det Carin Sjöberg kallar "livsuppehållande funktioner", en mindre stab som står redo att skala upp verksamheten igen så snart världsläget förbättras.

Oro inför hösten

Men än ser det mörkt ut. Jonas Siljhammar, vd på branschorganisationen Visita, säger att konferensanläggningarna i landet fick stora avbokningar så fort restriktionerna kom. Oron inför hösten är stor. Den del av branschen som kombinerar konferens med hotell har fått en respit när svemestrande svenskar rest under sommarmånaderna – men framåt september ser det lika illa ut igen.

– Hotellbokningarna är 60 procent lägre för september jämfört med förra året. Just nu är det fler avbokningar än bokningar, och det ser absolut inte bättre ut för konferenserna. Snarare tvärtom, säger han.

Att Folkhälsomyndigheten rekommenderar fortsatt hemmajobb i höst slår hårt mot branschen, enligt Visita. Det blir ytterligare en signal om att man ska stanna hemma och undvika folksamlingar.

Men framför allt är det regeringens förbud mot allmänna sammankomster med fler än 50 personer som sätter käppar i hjulet för konferensanläggningarna. Det trots att konferenser inte räknas som allmänna sammankomster, säger Jonas Siljhammar.

– Till hösten hoppas jag att fler förstår att förbudet inte gäller konferenser. Man får vara hur många som helst, bara man håller avstånd. Säkerheten och folkhälsan går först i alla lägen men det finns en jättestor möjlighet att ha säkra, bra möten även fysiskt.

"Slår väldigt hårt"

För Varbergs Kusthotell blev räddningen att permittera stora delar av personalstyrkan i våras. Under sommaren har de anställda kommit tillbaka när efterfrågan ökat, men till hösten väntar nya permitteringar.

– Normalt sett övergår vi nu till 100 procents konferensverksamhet måndag till fredag. Det är svårt för oss att leva på bara det privata resandet, som främst sker på helgerna, säger Terese Asplund, vd för hotellet.

– Det slår väldigt hårt. Alla stora konferenser som vi hade i höst och vinter är flyttade till nästa år.

Även om restriktionerna skulle lättas till hösten står branschen inför en ny verklighet. Många talar om att de beteendeförändringar vi anammat – att hålla avstånd, inte ta i hand, undvika folksamlingar – har satt sig i ryggraden. Terese Asplund förbereder sig på förändrade mönster hos sina kunder.

– Jag tror verkligen att den här kulturförändringen som man ser kommer att påverka oss. Jag tror inte att man kommer att sluta umgås och ha möten, men man kommer behöva se över när och hur man gör det, säger hon.

Ny digital verklighet

På såväl Varbergs Kusthotell som på Stockholm city conference centre fokuserar man nu på att skapa distans i lokalerna, och på att utveckla de digitala kommunikationssätten.

– Konferensmarknaden har länge varit ganska traditionell, men nu eskalerar den digitala transformeringen. Utvecklingen går snabbare än om pandemin inte hade inträffat och vi måste anpassa oss till de kommunikationsvägar som kunderna väljer, säger Carin Sjöberg.

Båda två betonar vikten av att ändå våga mötas – om än på ett säkert sätt. Det gör även Jonas Siljhammar.

– Jag tror att man kommer att hitta nya lösningar där man kombinerar fysiska och digitala möten. Man har insett att man inte kan resa hur långt som helst, säger han.

Men trots utmaningarna ser Jonas Siljhammar en ljus framtid för branschen.

– Suget efter att få mötas fysiskt, på ett säkert sätt, har aldrig varit större.