Sergei Sorokin är glad att Arbetsmiljöverket uppdagade kommunorganisationens brister. "Det var egentligen tacksamt. I alla våra kontakter med Arbetsmiljöverket ser vi att 'här kommer proffsen', som med sina ögon kan granska vår organisation och komma med rekommendationer för vad vi kan göra bättre", säger han.
Vid Arbetsmiljöverkets tillsynsbesök i Kinda uppdagades brister i hur rutiner, kopplade till systematiskt arbetsmiljöarbete, implementeras och att rutinerna inte är tillräckligt kända inom Kindas kommunorganisation. Kinda fick även krav på åtgärder kopplat till den årliga uppföljningen av sitt arbetsmiljöarbete.
– Sedan jag kom hit, för två och ett halvt-tre år sedan, har jag själv konstaterat ibland att jag inte hittar blanketter eller instruktioner. Jag har haft en känsla av att det borde ha varit lättare. Vid fjolårets inspektion fick vi svart på vitt att det inte bara var känslor hos mig, säger Sergei Sorokin, kommundirektör i Kinda kommun.
Vad har ni vidtagit för åtgärder?
– Vi har gått ganska radikalt in för det skulle jag vilja säga. I stället för att bara kommunicera ut de rutiner som vi redan har så har vi tagit ett omtag med vår arbetsmiljöhandbok.
Det ska vara lätt att göra rätt, konstaterar han.
– Våra rutiner ska utformas på ett sätt som är användbara för användaren. Förut hade vi pdf-dokument med informationen och därför var det svårt för våra sökmotorer på intranätet att hitta dem. Nu har vi lyft upp innehållet i intranätet och gjort det sökbart med fritext.
De brister som uppdagades vid Arbetsmiljöverkets tillsynsbesök i fjol kom egentligen inte som en stor nyhet. "Vi hade en känsla för att vi behövde jobba in det här än mer. Det här blev ett kvitto för oss att sätta fingret på våra utvecklingsmöjligheter", säger Peter Utter.
Peter Utter, HR-chef i Kinda kommun, tar till orda:
– Arbetsmiljöverket har så kallade riktade tillsyner så det här hände inte bara i Kinda, utan man tittade på en mängd olika kommuner och regioner. Man hade några grundfrågor som man ställde till alla. Det handlade om att titta vidare på det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Att "titta på det systematiska arbetsmiljöarbetet", vad innebär det konkret?
– Att ingen ska skada sig eller bli sjuk i sitt arbete, utan man ska ha en god arbetsmiljö. Det gör man genom att jobba systematiskt – undersöka och ligga steget före. Man jobbar hela tiden förebyggande, men om en skada uppkommer, och framför allt när det handlar om flera arbetsskador, måste man titta om det finns ett systematiskt fel, svarar Peter Utter.
"Det är skönt att konstatera att Arbetsmiljöverket pekar på att det finns etablerade och funktionella rutiner. Sedan räcker det inte att rutiner finns om ingen känner till dem. Där har vi arbetat för att rutiner ska bli mer kända", berättar Sergei Sorokin.
Sergei Sorokin tillägger:
– Ja, och även om det inte ens finns några tillbud och allt är frid och fröjd så måste man granska sin verksamhet. Vad finns det för risker och hur ska vi förebygga att befintliga risker elimineras eller i alla fall minimeras?
Hur ser det ut i Kinda när det gäller skador och sjukdomar? Handlar det främst om tillbud eller faktiska skador och sjukdomar?
– Om vi tittar på skador som faktiskt uppstår så är det ganska ringa omfattning. Det handlar kanske om 10–15 skador per år, på olika sätt. Det kan vara allt ifrån att man inom vård och omsorg måste göra en oförberedd rörelse till att barn genom lek kan skada sin förskolepersonal, svarar Peter Utter.
Den andra bristen som uppdagades efter Arbetsmiljöverkets tillsynsbesök var hur den årliga uppföljningen på det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Här syns Peter Utter, HR-chef i Kinda kommun.
Vad har det kostat, i tid och pengar, att åtgärda de brister som Arbetsmiljöverket påtalade?
– Det är väldigt svårt att uppskatta, men det har inte varit några tillkommande kostnader för vi har använt befintliga resurser, menar Peter Utter.
– Ifrån mitt perspektiv har det här arbetet inte varit på bekostnad av något annat som varit högt prioriterat. Egentligen kan man se det som en investering, för vi vinner tid på att anställda hittar rätt från början och slipper ringa HR-konsulter för att fråga, tillägger Sergei Sorokin.
I juni i år genomförde Arbetsmiljöverket en återkopplande inspektion. Efter uppföljningen kunde de konstatera att åtgärder vidtagits – och ärendet stängdes därför.