Kommunrevisorernas ordförande Jörgen Nordh, presenterar rapporten "Intern kontroll personaladministrativa processer".
Bakom den föga tilltalande titeln döljer sig ändå viktiga spörsmål, som exempelvis om det varit tillräckligt bra intern kontroll från nämndernas - och kommunstyrelsens - sida, när personalförändringar har genomförts.
Det blir ett förslag till godkänt betyg från PwC:s sida, men med en viss tvekan, eftersom processerna endast delvis har säkerställts.
-Revisorerna gör bedömningen att styrande och stödjande dokument i den här processen behöver utvecklas med det gäller rekryterings- och anställningsförfarandet, säger Jörgen Nordh.
Behörighet
Riktlinjerna måste förtydligas både när det gäller dokumentation och regler när det gäller anställningsförfarande på delegation.
-Bedömningen är att det föreligger en bristande kännedom om hur delar av behörighetskraven i samband med såväl rehabiliteringsarbete, som avslut av anställning. Det bedöms även finnas brister kring vissa avslut av behörigheter i IT-system.
Det betyder i klartext att personal som slutat under en viss tid kunnat ta sig in i systemen.
-Utifrån stickprov avseende anmälan av delegationsbeslut finns det en bristande kännedom om hur detta ska ske.
Bättre rutiner
Rekommendationerna från PwC och även kommunens revisorer är att kommunstyrelsen ser till att skärpa dokumenthanteringsplanen i kommunen, samt att den efterlevs av samtliga - och efter hand utvecklas och får ett förtydligat innehåll.
Det är även rekommenderat att kommunstyrelsen säkerställer krav på yrkeslegitimationer, i samband med skola, förskola, skolbarnomsorg, liksom vård och omsorg i stort.
Vidare måste kommunstyrelsen se till att rutinerna för att avslutabehörigheter i interna system förbättras. Slutligen vill revisorerna att anställningar som skett på delegation verkligen anmäls till anställningsmyndigheten.
Stickprover
Revisionsrapporten exemplifierades med en rad olika stickprovsresultat. Ett sådant var hur nyanställd personal erhållit och fyllt i fem olika dokument, som sedan ska finnas tillgängliga i personalakten. De uppgifter som ska finnas dokumenterade är CV/meriter för den nyanställde, ett aktuellt anställningsavtal, en IT-försäkran/kontoförsäkran, en tystnadsförsäkring samt en dokumentation att nyställt fått en introduktion.
Av 17 stickprovskontrollerade nyanställningar visade det sig att endast en person hade personalakter med samtliga fem dokument. Hela tio av de 17 hade endast ett enda dokument i sin personalakt. I en akt saknades till och med ett giltigt anställningskontrakt.
När det gäller avslutande av anställning har åtta stickprov gjorts. I endast tre fall fanns det ett formellt entledigande i personalakten. I tre fall saknades ett sådant, och två personalakter kunde ej hittas. I två av åtta fall, hade behörigheter att komma in i kommunens system ej avslutats.