På sikt tror HR-chef Peter Utter att distansarbete kan leda till att Kinda kommun kan skära ned antalet lokaler.
Som kommunens HR-chef har han varit med och färdigställt det tre sidor långa dokument som stakar ut förutsättningarna för ett fortsatt distansarbete även efter pandemins restriktioner. Det är kommunens första regelverk av sitt slag.
– Vi har inte haft något regelverk av den simpla anledningen att vi sett kommunens lokaler som arbetsplatsen. Pandemin har haft många negativa konsekvenser men det här får vi väl se som positivt, menar Utter.
Regelverket riktar sig, av naturliga skäl, till yrkesgrupper med administrativa uppgifter där distansarbete överhuvudtaget är möjligt. Byggnadsinspektör och infrastrukturansvarig, som kommunen just nu söker, kan vara två såna yrken. Enligt reglerna ska anställningen alltid utgå från huvudarbetsplatsen, alltså kommunens lokaler, och det är upp till ansvarig chef att i dialog med medarbetaren bestämma omfattningen av distansarbetet. Regelverkets riktlinje, som enligt Utter inte är ett krav, är att distansarbetet inte ska överstiga 50 procent.
– Anställda inom kontaktyrken har naturligtvis inte möjlighet till distansarbete. Om jag ska gissa är det 15-20 procent av alla våra medarbetare som har den möjligheten, förklarar Utter.
– För de som kan jobba på distans är det givetvis frivilligt. Ingen ska tvingas till distansarbete, fortsätter HR-chefen.
Kommunen har tagit fram en checklista för att säkerställa att distansarbetarnas arbetsmiljö håller måttet. "Vi måste föra en tät dialog med medarbetarna", menar Peter Utter.
Vad är det då som gäller för den fysiska arbetsplatsen i hemmet? Enligt Utter är den bärbara datorn samt jobbmobilen de enda verktyg som flyttas mellan den ordinarie arbetsplatsen och hemmet. Vid behov kan även en bildskärm och ett tangentbord inkluderas.
– Om någon jobbar på distans blir det per automatik en plats ledig i kommunens lokaler. Den platsen ska vara riggad för någon annan att använda, förklarar Utter.
Vem har ansvar för arbetsmiljön i hemmet?
– I sak är det medarbetarens ansvar att se till att arbetsplatsen är ergonomiskt utformad. Sedan har vi, som arbetsgivare, ansvar för arbetsmiljön och kommer att hålla en tät dialog med medarbetaren kring de fysiska och psykiska aspekterna i hemmet, svarar Utter.
Reglerna börjar formellt sett att gälla från den 1 november.
Kommer det här leda till minskade lokalbehov?
– I dag har vi de lokaler vi har, det är oftast hyreskontrakt som löper på, men på sikt kan det självklart bli en fråga om antalet kontorsrum behöver vara i paritet med antalet medarbetare, svarar Utter.