Att få grepp om representationkostnaderna har varit en lång process. Efter att ha få tillgång på siffror från ekonomiavdelningen som pekade på att man gjort ett stort minus gentemot budget för representation, visade det sig att det inte riktigt var så enkelt. Kommunstyrelsens ordförande Jacob Käll (C) var tvungen att sätta sig ner med ekonomiavdelningen för att reda ut hur det hela ser ut, innan han kunde svara på våra frågor.
– Det här har vi lagt ner ganska mycket jobb på nu, säger han.
Representation består av två poster; extern representation och intern representation. Kostnader som faller under dessa två poster läggs in på ett varsitt konto.
Om vi tar barn- och utbildningsnämnden som exempel; under 2019 budgeterade man 33 000 för intern och extern representation. Utfallet landade på 323 406 kronor. Den kostnad som ser ut att vara ett budgetunderskott är i själva verket personalomkostnader som man inte har budgeterat under representation, men som har budget på annat ställe. Det är alltså kostnader för till exempel jullunch, fika, avtackningsgåvor som i BUN:s fall landat på 300 000 kronor för 2019.
– Varje förvaltning har rätt att lägga 250 kronor per anställd, det kan vara en jullunch eller något sådant. Det ligger inte i budgeten där men syns i utfallet, säger Käll.
Från och med 2015 till september 2020 har kommunen lagt 3 298 137 kronor på intern representation. Avvikelsen från budgeten landar på 1 164 754 kronor, men går att finna går att finna på annat konto än representationskontot för socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningens personal.
Enligt Käll förs det diskussioner kring att göra det tydligare genom att budgetera ner på detaljnivå.
– Vi har pratat om att det här är en fråga som är väldigt intressant att titta på – representation. Så vi har sagt att vi kanske borde budgetera på den nivån för då blir det mycket enklare nästa gång någon frågar.
När det gäller extern representation landar den totala kostnaden på 1 059 007 kronor från 2015 till september 2020. Det gäller bland annat besök från det kommunala partnerskapet med Mukono i Uganda, gåva till Näs vid invigning och till Kosovare Asllani och olika konferenser. En del kostnader för intern representation har också felkonterats under extern representation.
Alkohol vid extern representation är inte särskilt vanligt förekommande.
– Det är ju i princip ingen alkohol och det som jag fått som information är att de enda som kan attestera eller godkänna alkohol är Carolina (Leijonram) och jag, och jag har inte gjort det i år, så det är inte vanligt. Det är liksom ingen som tar upp sitt jobbkreditkort och köper alkohol, utan de måste vi ha tillstånd till, säger Käll.
Inne i stadshuset är det heller inte tillåtet att servera alkohol.
I dagsläget har kommunen ingen policy kring representation förutom riktlinjer kring gåvor till anställda och förtroendevalda. Just nu genomförs ett arbete för att få en samlad policy som Käll hoppas kunna bli antagen innan årets slut.
När du ser de här kostnaderna för den interna och externa representationen, är det något som skulle behöva förändras?
– Öka behöver det inte göra, men jag ser inget alarmerande i dem. Även om vi inte har den här policyn klar så upplever jag ändå att vi har det ganska strikt. Det känns inte oroande.